Wenn Organisationen überhitzen

Ein Unternehmen, das wir in der Organisationsentwicklung unterstützen, spürt die zunehmende Komplexität. Sie zeigt sich durch eine grosse Dynamik am Markt und vielen unvorhersehbaren Änderungen bei externen Stakeholdern. Dadurch nimmt auch intern die Komplexität zu. Viele Abläufe funktionieren nicht mehr gleich reibungslos, Entscheidungswege werden zu lang und das Lösen von Problemen bedingt ein bereichsübergreifendes, interdisziplinäres Vorgehen. Die Anpassung von Abläufen wie auch die Entwicklung von Lösungen für neue Probleme erfolgt in den meisten Fällen als Projekt.

Zu viele Projekte, zu wenig Überblick

Dieses Unternehmen ist kein Einzelfall. In vielen Organisationen herrscht eine trügerische Normalität: Die Teams arbeiten, Meetings finden statt, neue Initiativen werden gestartet. Hinter dieser Aktivität verbirgt sich jedoch oft ein grundlegendes Problem: Niemand hat den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte. In den einzelnen Abteilungen ist meist klar, woran gearbeitet wird. Doch sobald man die Perspektive wechselt und die gesamte Organisation betrachtet, wird es schwierig. Wie viele Projekte laufen parallel? Welche haben strategische Priorität? Wo werden dieselben Ressourcen beansprucht? Wir staunen immer wieder, wie wenig Übersicht Organisationen über ihre Projekte haben. Eine häufige Folge: Es wird immer mehr begonnen, aber immer weniger konsequent abgeschlossen. Und ohne eine gemeinsame Übersicht entstehen blinde Flecken. Projekte werden unabhängig voneinander priorisiert, Mitarbeiter:innen arbeiten an zu vielen Themen gleichzeitig und Entscheide werden auf Basis unvollständiger Informationen getroffen.

Wenn die Organisation überhitzt

Eine Organisation kann nur eine begrenzte Menge an Projekten verarbeiten. Jedes Projekt beansprucht Zeit, Aufmerksamkeit, Kompetenzen und Entscheidungsfähigkeit. Werden mehr Projekte gestartet, als die Organisation tatsächlich bewältigen kann, steigt die Belastung: Mitarbeiter:innen wechseln ständig zwischen Aufgaben, Abhängigkeiten bleiben unentdeckt, Entscheidungen verzögern sich und wichtige Initiativen konkurrieren um dieselben Ressourcen. Die Organisation beginnt zu überhitzen. Das zeigt sich nicht nur in vollen Kalendern und langen To-do-Listen. Es zeigt sich auch darin, dass die Leistungsfähigkeit sinkt, die Qualität leidet und Veränderung zunehmend als Belastung statt als Chance wahrgenommen wird.

Transparenz schafft Steuerungsfähigkeit

Der erste Schritt aus dieser Überlastung ist nicht, noch effizienter zu arbeiten. Es geht darum, Transparenz zu schaffen. Eine organisationsweite Projektübersicht macht sichtbar, welche Vorhaben laufen, welchen Beitrag sie zur Strategie leisten, welche Ressourcen sie benötigen und wo sich Konflikte abzeichnen. Erst mit diesem Gesamtbild können die Beteiligten fundierte Entscheidungen treffen: Was hat Vorrang? Was muss warten? Was können wir stoppen?

Regelmässige, partizipative Überprüfung

Auch das eingangs erwähnte Unternehmen erlebte eine Überhitzung. Die Unternehmensleitung kippte immer mehr Projekte in die Organisation. Diese stöhnte unter der Last. Es zeichnete sich ein Abkoppelungseffekt zwischen der obersten Management-Ebene und dem Rest der Organisation ab. Um dem entgegenzuwirken führte das Unternehmen ein Instrument ein, das eine unternehmensweite Übersicht aller Projekte und Vorhaben ermöglichte. Vierteljährlich gibt es einen partizipativen Review-Tag, an dem sämtliche Projekte und Vorhaben begutachtet und neu priorisiert werden. So hat das Unternehmen die Voraussetzung geschaffen, um die Prioritäten klar zu setzen, Raum für das Wesentliche zu schaffen und so die Zukunftsfähigkeit zu bewahren.