Wenn die heisse Phase näher rückt

Eine Firma aus dem Dienstleistungsbereich mit mehreren Standorten in der Schweiz beschäftigt sich mit der Herausforderung einer grossen technologischen Umstellung. Vor drei Jahren wurde ein neues IT-System ausgewählt und anschliessend mit den Geschäftseinheiten die Anforderungen definiert. Danach «bauten» die Spezialisten das System nach diesen Kriterien, beziehungsweise passten es an. Während der Projektzeit erlebte die Organisation Höhen und Tiefen, denn mit dem neuen System ändern sich auch viele betriebliche Abläufe und Zuständigkeiten. Bald steht die Umstellung an! Auch für mich als Changebegleiterin ein spannender Moment und ein wichtiger Zeitpunkt, um die Führungskräfte erneut zu sensibilisieren.

Vor lauter Hektik die Menschen nicht vergessen

Im Moment arbeitet die Organisation mit Hochdruck an diesem Projekt, um den Einführungstermin einzuhalten. Natürlich tauchen immer wieder neue Störungen und Herausforderungen auf. Es ist ein Ringen mit dem Zeitplan und den Ressourcen – denn auch das operative Tagesgeschäft will erledigt sein und der Kunde soll von alldem nichts spüren. Die Mitarbeitenden sind enorm gefordert und der Druck erhöht den Tunnelblick (operative Hektik). Darum ist es sehr wichtig, gerade jetzt die Menschen immer wieder in ihrer Befindlichkeit abzuholen, Gefässe für den Austausch zu schaffen und den Blick vorrauschauend auf die Zeit nach der Umstellung zu richten.

Zielgerichtete und relevante Informationen geben Sicherheit

In Workshops lernen die Führungskräften den groben Zeitplan bis über den Going-Live-Termin hinaus kennen und können Fragen dazu stellen. Ein weiterer wichtiger Punkt an diesem Workshop war das Vorstellen eines Cut-over-Plans. Der Cut-over-Plan ist eine genaue Auflistung aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitangaben, die in der dreiwöchigen Umstellungsphase relevant sind. Ebenfalls beinhaltet der Plan verschiedene Szenarien für die Umstellung: was passiert, wenn die Datenmigration nicht klappt, was wenn der Server aussteigt usw. Bei den Führungskräften erzeugten gerade diese Informationen viel Sicherheit. Der Projektleiter vermittelte mit Erzählungen aus vergleichbaren Projekten ein sehr gutes Bild von dieser heissen Phase.

Rolle der Führungskraft aktivieren

Auch die Sensibilisierung auf die Führungsrolle war ein wichtiges Thema. Gerade in herausfordernden Zeiten braucht es tragende Führungspersönlichkeiten, die ihre Teams beobachten, begleiten und unterstützen. Dabei ist die unterste Führungsebene ganz besonders gefordert. In einer Gruppenarbeit wurden folgende Fragen diskutiert und Antworten zusammengetragen.

• Wie kann ich als Führungskraft mein Team in der heissen Phase unterstützen?
• Wie können wir uns als Team geschickt organisieren?
• Welche ganz praktischen Vorbereitungen können uns unterstützen?
• Welche Phänomene kenne ich bereits bei meinen Mitarbeitern, wenn sie unter starkem Druck stehen?
• Wie oder mit welchen Gefässen und Methoden kann ich diese Phänomene möglichst abfangen und abfedern?
• Welche Unterstützungsangebote kann ich selber bereitstellen und wo erhalte ich als Führungskraft Unterstützung?

Es wurde rege diskutiert und nach Lösungen gesucht und die Antworten waren sehr differenziert. Aus meiner Sicht war der Umstand, dass die Diskussion mit Personen aus allen Einheiten und in Kleingruppen stattfand, enorm wichtig. Die Führungskräfte profitierten unglaublich voneinander und haben sich sehr gut auf die Themen eingelassen.

Ich drücke dieser Firma für den Going-Live-Termin die Daumen und bin gespannt, wie sich der Betrieb nach der Umstellung einpendelt.