Selbstgesteuerte interne Kommunikation

Je grösser eine Firma ist, desto grösser ist auch das Intranet (beziehungsweise die Anzahl Sites). Und je mehr Mitarbeitende, Abteilungen und Bereiche es in einer Firma gibt, desto grösser ist das jeweilige Bedürfnis, sich/seine Abteilung/sein Projekt/seinen Bereich im Intranet den anderen Mitarbeitenden (und natürlich den Chefs) zu präsentieren und darzustellen, wie wichtig und relevant man ist.

Die News-Kanäle im Intranet sind wie die gedruckte Mitarbeiterzeitung – einfach online

Bevor das Intranet Einzug hielt, gab es die Mitarbeiterzeitung. Eine Zeitungsredaktion entwickelte die Inhalte, bereitete die Artikel auf und produzierte und vertrieb die Zeitung. Das bedeutet, dass eine Abteilung (die Redaktion der Mitarbeiterzeitung) die Entscheidungshoheit hatte, welche Inhalte unter welcher Rubrik in der Zeitung publiziert wurden und welche nicht. Die meisten Unternehmen haben dieses Prinzip für die Nachrichten im Intranet übernommen. Auch hier entscheidet das Intranet News Team, welche Inhalte in welchen Rubriken (oder jetzt Kanälen) publiziert werden. Und somit ist das Intranet News Team der Gatekeeper (oder Flaschenhals) über die Nachrichten, welche die Mitarbeitenden zu sehen bekommen und die als «relevant» gelten. Das führt dann dazu, dass die Startseite im Intranet mit den News für alle Mitarbeitenden gleich aussieht. Manchmal wird die Startseite je nach Abteilungszugehörigkeit der Mitarbeitenden angepasst. Praktisch immer gibt es Meldungen, die «für alle zwingend sind». Das heisst, sie werden allen Mitarbeitenden angezeigt, unabhängig ihrer Organisationseinheit.

«Zwingend für alle» heisst nicht zwingend, von allen gelesen

Die Absender gehen davon aus, dass eine Nachricht, die zwingend allen angezeigt wird, auch von allen Mitarbeitenden gelesen wird. Das ist jedoch ein Trugschluss. Die Mitarbeitenden lesen das, was für sie aus ihrer Sicht relevant ist. Aus Empfängersicht bedeutet die «Anzeige für alle zwingend», dass ich mit Inhalten geflutet werde, die ich als nicht relevant einstufe. Für mich wäre es sehr viel interessanter und effizienter, wenn ich selber zusammenstellen könnte, welche Nachrichten meine Startseite anzeigt. Ich sollte Themen, Organisationseinheiten (Abteilungen, Bereiche) und Personen abonnieren können. «Aber dann wird die total wichtige Nachricht des CEO ja gar nicht mehr von allen Mitarbeitenden gelesen!», ist eine Aussage, die dann häufig folgt. Und sie stimmt. Sie stimmt aber auch, wenn die Nachricht zwingend allen angezeigt wird.

Angebot und Nachfrage regelt den Nachrichtenfluss

Betrachten wir einmal einen ganz anderen Ansatz. Jede Abteilung, jedes Projekt, jeder Bereichsleiter bewirtschaftet selbständig ein eigenes Blog. Mit Fotos, News und Grundlageninformationen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann selber entscheiden, welches dieser Blogs sie oder er abonnieren möchte. Was wird passieren? Die Mitarbeitenden abonnieren die für sie relevanten Blogs. Welche Vorteile hat dieser «Wildwuchs»? Ich sehe mehrere:

• Mitarbeitende, die selber entscheiden, welche Inhalte sie abonnieren und lesen wollen, tragen eine höhere Verantwortung für ihren Wissensstand und erfahren gleichzeitig mehr Wertschätzung durch das Unternehmen, weil sie eben selber entscheiden dürfen.
• Das gilt nicht nur für die Empfängerseite, sondern in gleichem Masse auch für die Absenderseite. Ein Team/Eine Abteilung/Ein Projekt ist jetzt selber verantwortlich, dass die Inhalte gut sind und beim Publikum ankommen. Und gleichzeitig fühlen sich die Absender vom Unternehmen wertgeschätzt, weil sie publizieren dürfen (und nicht von einer Nachrichtenredaktion als unwichtig zurückgebunden werden).
• Nischeninhalte, die kein grosses Publikum finden, haben jetzt eine Chance, von Interessierten gefunden zu werden. Das ist mit einer zentral gesteuerten Nachrichtenredaktion, die primär die Mehrheit der Leserinnen und Leser im Blick hat, nicht der Fall.
• Insgesamt steigt die Qualität der Inhalte, weil sie einem Wettbewerb ausgesetzt sind.
• Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nimmt zu. Wenn die Mitarbeitenden ihre Inhalte nach Themen auswählen, spielt die Abteilungszugehörigkeit keine Rolle mehr. Das bedeutet, dass mehr Informationen über die Abteilungsgrenzen hinweg fliessen.

Was passiert mit den Spezialisten der internen Kommunikation?

Die selbstorganisierte interne Kommunikation ist keine Kostenreduktionsübung. Es darf nicht darum gehen, die Kommunikationsfachleute der internen Kommunikation einzusparen. Denn ihre Aufgabe wird sich verlagern. Weg vom Schreiben und Promoten von Inhalten, von denen sie wenig verstehen (weil sie nicht die Fachleute dafür sind), hin zum Beraten von Teams/Projektmitarbeitenden/Managern, wie diese ihre Blogs gut aufbereiten können.

Wie erleben Sie die interne Kommunikation in Ihrer Organisation? Was denken Sie über deren Selbststeuerung? Schreiben Sie mir – als Kommentar unten oder als E-Mail. Ich bin gespannt auf Ihre Meinung.