Organisationsreflexe

Die Welt wird immer unberechenbarer. Das wirkt sich auch immer stärker auf Organisationen aus. Gerade Unternehmen, die eine jahrzehntelange Tätigkeit aufweisen, spüren zunehmend, dass ihre Abläufe nicht mehr gut funktionieren. Während langer Zeit konnten sie davon ausgehen, dass ihre Voraussagen und Planungen so gut waren, dass sie die anfallende Arbeit ziemlich optimal organisieren konnten. Diese Voraussagen treffen in einer zunehmend komplexen Welt immer weniger ein (weil Komplexität nicht mehr nach einfachen «Wenn-Dann»-Prinzipien funktioniert). Entsprechend knarzt es bei der Umsetzung der auf Plänen beruhenden Organisation der Arbeit.

Vier organisationale Reflexe

In unserer Beratungstätigkeit sehen wir immer wieder vier Reflexe, mit denen Organisationen auf Störungen in ihren Abläufen reagieren:

1. Genauere Voraussagen machen
2. Prozesse optimieren
3. Beteiligte Menschen «verbessern»
4. Regeln präzisieren

Der erste Reflex scheitert praktisch unverzüglich. Denn Voraussagen sind in einem komplexen System unmöglich. Die Voraussagen präziser machen zu wollen ist vergebliche Liebesmüh.

Prozesse optimieren

Als zweites versuchen Organisationen, ihre Prozesse zu verbessern. «Wir müssen unsere Prozesse entschlacken. Wir müssen schlanker werden», heisst es. Das Resultat der entsprechenden Optimierungsvorhaben sind dann oft sogar schwerfälligere und umfangreichere Abläufe als vorher. Der Grund liegt darin, dass so viele Faktoren berücksichtigt und in den Prozess integriert werden müssen, dass die Verschlankung eines bestehenden Prozesses ein Ding der Unmöglichkeit ist.

Auf Menschen einwirken

Ein weiterer Versuch der Organisationen ist, auf die Menschen einzuwirken, damit diese mit den auf Kompliziertheit ausgelegten Prozessen komplexe Probleme lösen. Das bezeichnen wir als Arbeit IM System: am System (also an den bestehenden Strukturen, Entscheidungsabläufen und Prozessen) nichts ändern, sondern die darin beteiligten Personen dazu bringen, schneller/besser/mehr zu arbeiten. Mit anderen Worten: die Zitrone noch stärker auszupressen. Das ist keine nachhaltige Lösung – weder für die beteiligten Menschen noch für die Organisation.

Klarere Regeln

Eine vierte Möglichkeit besteht für viele Organisationen darin, die Entscheide, die aufgrund der zunehmenden Komplexität in der Hierarchie nach oben gespült werden, nach unten zu verlagern. Wenn die Regeln klar genug sind, braucht es die Eskalation nach oben nicht mehr, so die Überlegung in den Organisationen. Also machen sie sich daran, Regeln für alle möglichen Fälle aufzustellen. Nur braucht es in einem komplexen System unendlich viele Regeln, wenn alle möglichen Fälle abgedeckt werden sollten.

Im Ursprung war vieles kompliziert

Doch woher stammen die Reflexe, wenn sie gar nichts bringen? Sie haben sich in einer Zeit entwickelt, in der die Wirtschafts- und Arbeitswelt als kompliziert betrachtet werden konnte. Die meisten Dinge haben nach «Wenn-dann»-Regeln funktioniert. Und wenn nicht, war es die berühmte Ausnahme der Regel. Eine komplexe Welt besteht sozusagen nur noch aus Ausnahmen. Deshalb sind die Reflexe der Organisationen nicht mehr nützlich.

Arbeit AM System fällt vielen schwer

Was würde helfen? Es braucht Arbeit AM System. Organisationen müssen daran gehen, ihre Prämissen, Abläufe und Strukturen anders zu gestalten. Und zwar so, dass sie nicht mehr nach «Wenn-dann»-Regeln aufgebaut sind, sondern so, dass sie anpassungsfähig sind für die jeweiligen Gegebenheiten. Sich vom komplizierten Vorgehen zu lösen und Arbeit AM System zu denken, ist anspruchsvoll.

Den vier beschriebenen Reflexen begegnen wir bei unserer Beratungstätigkeit immer wieder. Vermutlich sind es nicht die einzigen. Welche (weiteren) Reflexe gibt es in Ihrer Organisation?