Open Space als Methode für Organisationsentwicklung

Eine Organisationseinheit aus dem Sozialbereich hat in den letzten Jahren ihre Führung und Zusammenarbeit stetig weiterentwickelt. Gestaltungspielraum zu öffnen und Verantwortung zu verteilen, damit sich alle Potentiale entfalten können, ist dieser Organisationseinheit ein grosses Anliegen. Jetzt ist der Moment gekommen, an dem sie sich auch den Strukturen und Prozessen zuwendet. Sie hat sich entschieden, sich einen Tag Zeit zu nehmen und in einem «Open Space» die Strukturen und Prozesse zu überprüfen und allenfalls anzupassen. Also am System zu arbeiten.

Die Vorbereitung: Alle können Themen einbringen

Ein Open Space startet mit einer Einladung an alle Beteiligten und mit einer Vorbereitungsphase. Vorgängig hatten alle Kollegen und Kolleginnen die Möglichkeit, Themen, die sie gerne besprechen möchten, in einem zentralen Dokument einzutragen. Die vorgängige Erfassung dient als Inspiration für andere und als Erinnerungshilfe, damit keine Idee verloren geht. Selbstverständlich war es auch möglich, am Open Space noch weitere Themen einzubringen.

Der Open Space: das Tagesprogramm ergibt sich selbstorganisiert

Nach der Begrüssung und dem «Öffnen des Raums» brachten die Teilnehmer:innen ihre Themen ein und stellten sie in einem «Pitch» den anderen kurz vor. Die Themen wurden in den Session-Plan aufgenommen und so bildete sich das «Tagesprogramm» - völlig ungesteuert und mit den Themen, die die Teilnehmenden eingebracht haben. Alle Themen, die der Überprüfung von Strukturen und Prozessen dienten, waren willkommen und diskutierbar.

Erarbeitung konkreter Vorschläge

Danach fanden mehrere Durchgänge mit verschiedenen, parallelen Sessions statt. Die Teilnehmer:innen entschieden sich jeweils für die Session, die sie am meisten interessierte und in der sie am meisten beitragen konnten. Eine Session dauert rund 45 Minuten. Zu Beginn erörtert die Gruppe das Thema und geht auf die verschiedenen Aspekte ein. Nach der ersten Auslegeordnung erarbeitet die Gruppe einen konkreten Vorschlag, um eine Anpassung der Struktur oder eines Prozesses zu erreichen. In der letzten Phase des Tages wurden dann die verschiedenen Vorschläge nochmals reflektiert und die Gruppe entschied vor Ort, welche Anpassungen vorgenommen werden.

Der Output: Ergiebige Sessions

Am Ende des Open Space gab es ein paar Themen, die noch weiterbearbeitet werden mussten. Dazu bildeten sich gleich vor Ort Arbeitsgruppen, die sich auch auf einen Einführungstermin einigten und einen Termin für die Weiterbearbeitung festlegten. Für die meisten Anpassungen braucht es lediglich noch einen letzten Schliff, bevor sie in den nächsten Tagen und Wochen eingeführt werden. Alles in allem haben die Mitglieder dieser Organisation innerhalb weniger Stunden Veränderungen angestossen zu Themen, die sie beschäftigen und die ihnen nützlich sind. Das ist Organisationsentwicklung von innen heraus und höchst wirksam.

Wir gratulieren dieser Organisationseinheit herzlich zu diesen Ergebnissen. Auch die Art und Weise, wie die Teilnehmer:innen die Sessions gestaltet haben und die konstruktive Gesprächskultur haben uns sehr beeindruckt. Es hat uns grosse Freude gemacht, an diesem Tag in der Moderationsrolle beizutragen!

Das Format «Open Space» hat Harrison Owen, amerikanischer Unternehmensberater, entwickelt. Open Space ist eine Methode der Grossgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen. Sie zeichnet sich durch ihre thematische Offenheit aus.