In fünf Schritten zum Verständnis

Kommunizieren und informieren sind wesentliche Tätigkeiten von Führungskräften. Und manchmal fällt es ihnen schwer, ihre Botschaften so zu vermitteln, dass sie im Sinn des Absenders oder der Absenderin ankommen. Im Rahmen einer Weiterbildung habe ich eine einfache Technik kennengelernt, mit der ich Mitteilungen gut strukturieren und erzählen kann. Sie heisst «Finger-Technik», ist so simpel wie effektiv und lässt sich sofort im Alltag einsetzen.

Roter Faden mit höchstens fünf Hauptaussagen

Führungskräfte, die etwas zu erzählen haben – mündlich oder schriftlich –, machen sich in der Regel Gedanken darüber, was sie erzählen wollen. Sie verfolgen eine Absicht und wollen, dass diese beim Publikum ankommt. Eine Gefahr besteht, dass ich mich in Details verliere und abschweife. Das höchste Verständnis erreicht man, wenn der Text auf drei bis fünf Hauptaussagen basiert. Bei weniger als drei Kernbotschaften ist der Inhalt zu banal, braucht es mehr als fünf Kernaussagen, ist es zu kompliziert. Wenn ich die Aussagen an einer Hand abzählen kann, bleibe ich bei meinem roten Faden und das Publikum kann sich die Botschaften merken.

Fünf Finger bieten Orientierung

Machen wir ein Beispiel und nehmen an, eine Teamleiterin muss ihrem Team mitteilen, dass die Firma den Standort wechselt und künftig etwas ausserhalb des Ortszentrums ansässig wird. Ihre Mitteilung baut sie folgendermassen auf:

1. Unsere Firma ist in den letzten Jahren stark gewachsen.
2. Wir benötigen deshalb mehr Bürofläche.
3. Gleichzeitig müssen wir unsere Kosten senken.
4. Wir haben im Industriequartier eine Liegenschaft gefunden, die deutlich grösser ist als die aktuelle und der Gesamtmietpreis ist tiefer.
5. In sechs Monaten ziehen wir an den neuen Standort.

Das Beispiel illustriert, was mit fünf Kernaussagen gemeint ist. Indem sich die Teamleiterin an ihren fünf Kernaussagen orientiert, verliert sie sich nicht in Details und kann bei ihrer Struktur bleiben. Mit diesen fünf Schritten kann sie jetzt ihre Mitteilung in verschiedenen Formaten immer und überall erzählen: ganz kurz wie oben. Oder etwas ausführlicher als Mail an das Team. Oder noch etwas ausführlicher in einer zehnminütigen Präsentation mit Beispielen, die die Aussagen illustrieren. Und das Publikum wird folgen können und behält, was die Führungskraft mitgeteilt haben.

Stringente Argumentation in fünf Schritten

Die «Finger-Technik» hilft Ihnen, Ihre Argumentation stringent aufzubauen und Ihre Botschaft so zu vermitteln, dass sie beim Publikum ankommt. Versuchen Sie es einmal bei Ihrem nächsten Text oder bei Ihrer nächsten Rede. Können Sie Ihre Argumentation in fünf Schritten darlegen? Wenn nicht: feilen Sie daran, bis es gelingt. Ich bin gespannt, welche Erfahrungen Sie damit machen.