Freiwilligkeit ist Pflicht

Im Rahmen unserer Tätigkeit führen wir am Anfang einer Zusammenarbeit oft eine Diskussion mit dem Kunden zur Frage: «Ist die Teilnahme an diesem Anlass obligatorisch oder können die Eingeladenen selber über ihre Teilnahme entscheiden?». Da wir eindeutig «Team Selbstbestimmung» sind, teilen wir unsere Gedanken dazu in diesem Blogbeitrag.

Selbstbestimmung ist ein starkes Prinzip

Eine Einladung zur Teilnahme an einem Anlass ist ein starkes Prinzip. Es hat nicht nur mit Wertschätzung und Zutrauen zu tun. Wir sind überzeugt, dass die Wirkung eine grössere ist. Denn was soll ein Obligatorium bewirken?

Wer sich selber zur Teilnahme entscheidet, nimmt am Anlass teil, weil er oder sie daran teilnehmen will. Somit ist mit einer hohen Motivation und entsprechend aktivem Mitmachen zu rechnen. Wohingegen bei einer obligatorischen Teilnahme von Desinteresse, Passivität oder gar aktivem Widerstand auszugehen ist. Ein häufiges Argument: «Bei einigen wird dann schon etwas hängen bleiben, das sie sonst verpassen würden.» Ist das wirklich so? Und wieviel macht das aus? Ist es wirklich wert, dafür alle an den Anlass zu zwingen? Wie gut funktioniert Informations- und Wissensabfüllung auf Vorrat?

Selbstbestimmung braucht Spielregeln

Das Prinzip der Einladung und der freiwilligen (besser: selbstbestimmten) Teilnahme ist in vielen Organisationen noch wenig bekannt. Daher lohnt es sich, sich bei der Einführung dieses Prinzips einige Gedanken zu den Spielregeln zu machen.

Freiwilligkeit tönt gut und ist es auch. An vielen Orten trägt es auch den Beigeschmack des Unverbindlichen und des «Wenn ich grad nichts Besseres zu tun habe, nehme ich teil» mit sich. Das zeigt sich dann darin, dass Personen, die ihre Teilnahme zugesagt haben, kurzfristig absagen oder sogar unabgemeldet nicht erscheinen (mit der Begründung: «Ist ja freiwillig. Die Entscheidung liegt bei mir.») Das ist natürlich nicht die Absicht. Die Entscheidung der einzelnen Personen ist verbindlich. Und diese Verbindlichkeit kann auch eingefordert werden. Deshalb bewährt es sich, die Entscheidung über die Teilnahme zum Beispiel zwei Wochen vor dem Anlass einzufordern.

Verantwortung wahrnehmen

Denn mit der Entscheidung über die Teilnahme übernimmt die einzelne Person Verantwortung. Wer zusagt und dann am Vortag kurzfristig wieder absagt, hat seine Verantwortung nicht wahrgenommen. Es gehört zu meiner Verantwortung, meinen Kalender so zu führen, dass ich verbindliche Zusagen berücksichtigen und einhalten kann. Wäre der Anlass obligatorisch gewesen, könnte die Teilnahme ja auch nicht zugunsten eines wichtigen Kundentermins kurzfristig abgesagt werden.

Begründete Absage

Wer zwei Wochen vor einem Anlass keine verbindliche Zusage machen kann/will, weil kurzfristig wichtigere Termine hereinkommen könnten, sagt ab mit der Begründung, dass ihm/ihr die kurzfristige Verfügbarkeit wichtiger ist als die Teilnahme an dieser Veranstaltung. Müssen Absagen überhaupt begründet sein? Wenn ich mein Zutrauen in die eingeladenen Personen wirklich ernst meine, braucht es keine Begründung. Ich bin ja überzeugt, dass die eingeladenen Personen nicht leichtfertig, aus einer Laune heraus und ohne Grund absagen. Als eingeladene Person gebietet es allerdings die Höflichkeit, meine Entscheidung zu begründen (analog zu Absagen bei privaten Einladungen).

Relevanz des Anlasses

Bei manchem Obligatorium zur Teilnahme steckt auch die Angst dahinter, dass niemand oder nur sehr wenige Personen teilnehmen werden. Das wäre dann natürlich ein Hinweis, über den Anlass zu reflektieren. Woher kommt diese Befürchtung? Ist der Anlass nicht bedeutsam? Dann sollte er nicht durchgeführt werden. Ist es nicht gelungen, die Wichtigkeit des Anlasses zu vermitteln? Dann läge darin ein Hebel, um eine hohe Teilnehmerschaft zu erreichen.

Wie läuft es in Ihrer Organisation mit Anlässen? Selbstbestimmte Teilnahme oder Pflichtveranstaltung?