Der Umgang mit den eigenen Zeitressourcen

Kürzlich bat uns ein Management Team, mit ihnen ihren eigenen Umgang mit ihren Zeitressourcen zu reflektieren. Die daraus folgende Diskussion gab Einsichten auf verschiedenen Ebenen wie auch konkrete Ansatzpunkte, die eigene Agenda selbstbestimmter zu führen. Aus unserer Sicht ist Selbstführung ein wichtiger Baustein in der Personal Mastery und eine Disziplin, die uns hilft, in der heutigen Arbeitswelt gut zu navigieren. Dieser Blogbeitrag beschreibt einige Teile der Reflexion.

Fremdbestimmte und selbstbestimmte Termine

Um eine Grundlage für diese Reflexion zu haben, liessen wir die Mitglieder des Management Teams die zwei Wochen vor und nach dem Reflexions-Meeting analysieren. Für die vergangenen zwei Wochen baten wir sie, die wahrgenommenen Termine mit Rot für «fremdbestimmter Termin» und Grün für «selbstbestimmter Termin» zu kennzeichnen. Als Unterscheidungskriterium könnte zum Beispiel die Frage «Wer hat diesen Termin angesetzt?» dienen («Ich wurde eingeladen» oder «Ich habe den Termin gesetzt»).

Unterschiedliche Anteile von Rot und Grün

Das Ergebnis einer rot- und grün-durchmischten Agenda überraschte niemanden, es bestanden jedoch Unterschiede in den Rot- und Grün-Anteilen. Das hängt auch mit den unterschiedlichen Aufgaben und der unterschiedlichen Interpretation von selbst- oder fremdbestimmt zusammen. Aber nicht nur. In der Diskussion zeigte sich, dass die Team-Mitglieder auch sehr unterschiedliche Kriterien und Taktiken anwenden, um Termine anzunehmen oder abzulehnen. Bereits diese erste Reflexion half, Ansätze zu haben, um mehr «grüne» Termine im Kalender zu haben (z.B. das Setzen von «nicht überbuchbaren» Blockern). Nicht verwunderlich war, dass niemand mehr rote, also fremdbestimmte, Termine haben wollte.

Der eigene Beitrag und die Erwartungen anderer daran

Für die zweite Reflexion nahmen wir uns die zwei kommenden Wochen vor. Zuerst baten wir die Teammitglieder, bei allen anstehenden Terminen für sich in Stichworten zu notieren, was jeweils ihr Beitrag bei diesen Terminen sein wird. Anschliessend schrieben sie auf, welchen Beitrag die anderen Terminteilnehmer:innen jeweils von ihnen erwarten. Diese zwei Aufgaben lösten auf zwei Arten Verwunderung aus. Ein Teil des Teams betrachtete die beiden Fragen als identisch («Ich liefere natürlich, was die anderen erwarten»). Obwohl es dann doch sehr anspruchsvoll bis unmöglich war, konkret zu benennen, welchen Beitrag andere Terminteilnehmer:innen eigentlich von ihnen erwarteten. Geschweige denn davon, wie sie ihre Vermutung, was die anderen Terminteilnehmer:innen von ihnen erwarten, überprüfen.

Eigener Beitrag entspricht nicht unbedingt den Erwartungen anderer

Die zweite Gruppe erkannte, dass sich ihr Beitrag, den sie leisten wollten, nicht unbedingt mit den Erwartungen der anderen Terminteilnehmer:innen deckten. In den meisten Fällen ist das auch unproblematisch. In gewissen Situationen ist es jedoch für alle hilfreich, die Vorstellungen und Erwartungen abzugleichen. Als nützliche Rückfrage auf eine Termineinladung hat sich beispielsweise die Frage «Brauchst du von mir eine Entscheidung oder eine Konsultation?» erwiesen.

Absichten des Termins klären und Erwartungen an die Beiträge einholen

Beiden Gruppen ist klar geworden, dass die Klärung der Erwartungen der anderen Terminteilnehmer:innen an ihre Beiträge sehr hilfreich ist – nicht nur für die Mitglieder des Management Teams, um über ihre Teilnahme zu entscheiden, sondern auch für die Ergebnisse des Termins selber. Schliesslich sind ineffiziente Meetings für alle unbefriedigend und eine Verschwendung, die sich eine Organisation leisten können muss.

• Wie gehen Sie mit Ihren Zeitressourcen um? Welche Kriterien und Taktiken wenden Sie an, um Ihre Teilnahme an Terminen zuzusagen oder abzulehnen?
• Wie verschaffen Sie sich vorgängig Klarheit über Ihren Beitrag oder darüber, welcher Beitrag von Ihnen gebraucht/erwünscht wird?
• Wie oft stellen Sie sich – gerade in der Führung – die Frage: «Wozu trägt das, was ich gerade tue, bei?»