«Agilität ist für einen Projektleiter ein entscheidender Erfolgsfaktor»

crearium hat in einem Change-Projekt mitgewirkt, bei dem die Einführung eines neuen IT-Systems eine zentrale Rolle spielte. Dabei haben wir eng mit Horst Winter, IT-Projektleiter und Berater, zusammengearbeitet. Wir haben die Chance genutzt, mit ihm ein Interview über seine Arbeit und Aufgaben zu führen. Im Zentrum steht das Thema «Agilität». Agilität ist gerade sehr gefragt in der Wirtschaftswelt. Doch was ist das eigentlich? Der Begriff selbst bedeutet Beweglichkeit oder Anpassungsfähigkeit. Im wirtschaftlichen Kontext kommt Agilität in drei Ausprägungen vor:

1. Agilität als Eigenschaft: Gemäss Wikipedia ist jemand (oder eine Organisation) agil, wenn er oder sie flexibel und darüber hinaus proaktiv, antizipativ und initiativ agiert, um notwendige Veränderungen einzuführen.
2. Agilität als Haltung: Eine Organisation und ihre Mitarbeitenden denken und handeln agil. Agilität drückt sich dann bereits in Vision, Mission und strategischen Unternehmenszielen aus.
3. Agilität als Entwicklungsmethode: Sie hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung und bezeichnet dort Ansätze im Softwareentwicklungsprozess, die die Transparenz und Flexibilität erhöhen und zu einem schnelleren Einsatz der entwickelten Systeme führen sollen, um so Risiken im Entwicklungsprozess zu minimieren.

Häufig ist zu beobachten, dass in einer Organisation das eine zum anderen führt. Das ist auch in diesem Interview ersichtlich.

Horst, du bist IT-Projektleiter und interner Berater. Woran arbeitest du zur Zeit?

Wir lösen an den Schweizer Standorten eines internationalen Service-Unternehmens das ERP-System ab. Das momentane System ist zu wenig flexibel, um die aktuellen Anforderungen des Marktes zu erfüllen. Als Projektleiter habe ich die Verantwortung für die Koordination aller Projektbeteiligten, für die Priorisierung innerhalb des Projekts und für die Termin- und Ressourcenplanung.

Die Softwareentwicklung innerhalb des Projekts arbeitet mit der agilen Softwareentwicklungsmethode «SCRUM». Was muss ich mir darunter vorstellen?

SCRUM verringert die Komplexität von Projekten. In diesem Fall ist es das Ziel, die zu entwickelnden Softwaremodule in kleine, überschaubare Teilpakete aufzuteilen. Diese realisieren wir in fest definierten Teilschritten, sogenannten «Sprints».

Was ist anders im Vergleich zu klassischen Projektmethoden?

Bei diesem Projekt sind wir am Anfang klassisch vorgegangen. Zuerst wollten wir die komplette Funktionalität definieren und abbilden. Dazu erstellten wir umfangreiche Dokumente mit detaillierten Funktionsbeschreibungen. Das wurde aber rasch extrem kompliziert. So beschlossen wir, die Methode zu ändern und in überschaubaren Teilbereichen zu arbeiten. Das war für die künftigen Nutzer sehr viel einfacher. Jetzt konnten sie die einzelnen Funktionen im IT-System leichter nachvollziehen und allfällige Anpassungswünsche anbringen.

Was sind die Vorteile von agilen Methoden gegenüber klassischen Projektmethoden?

Die Auftraggeber sehen viel früher Fortschritte und können gegebenenfalls auch früher eingreifen, falls sich Anforderungen ändern. Ein Projekt kann somit «agiler» auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren.

Wie wichtig ist Agilität in diesem Projekt?

Enorm wichtig, da sich die Anforderungen an das Projekteam während der Projektlaufzeit zum Teil dramatisch geändert haben. Am Anfang stand als übergeordnetes Ziel, den zwei Geschäftsbereichen des Unternehmens zu gemeinsamen Geschäftsprozessen zu verhelfen. Während des Projekts hat die Unternehmensleitung diese Zielvorgabe komplett umgedreht. Jetzt gilt es, die Software für lediglich einen Geschäftsbereich zu entwickeln. Dadurch mussten wir etliche Designs überarbeiten, anpassen oder umschreiben.

Was bedeutet Agilität für dich?

Unabhängig von der SCRUM Methode ist Agilität für einen Projektleiter in grossen und langlaufenden Softwareprojekten eine Grundvoraussetzung. Übernahmen und Unternehmenszusammenschlüsse während des Projekts, dramatische Marktveränderungen mit der Notwendigkeit von strategischen Neuausrichtungen oder Wechsel in den Eigentümerverhältnissen sind Veränderungen, die ich schon erlebt habe und die enorme Auswirkungen auf die Projekte hatten. Wenn du dann nicht blitzartig darauf reagieren kannst, bist du selbst verloren und das Projekt ist stark gefährdet.

Was müssen Unternehmen beachten, um so arbeiten zu können?

Hier sehe ich sowohl die Unternehmens- wie auch die Projektleitung gefordert, eine klare und offene Kommunikationspolitik an den Tag zu legen. Die Mitarbeitenden müssen stets über die Entscheidungen im Bild sein und zu jedem Zeitpunkt des Projekts wissen, was sie vom Projekt erwarten können und welche Erwartungen das Unternehmen an die Mitarbeitenden hat.

Wenn Sie mehr über Horst Winter erfahren möchten, besuchen Sie seine Website: http://www.hwinter-consulting.com/